Bien qu’engagée depuis plusieurs années déjà, la transformation digitale des entreprises peine à trouver son rythme de croisière. Et pourtant, il apparaît inéluctable que grands groupes et ETI, PME et TPE, quelles que soient leur taille et leur activité, aient besoin du numérique pour rester en prise directe avec collaborateurs, clients et partenaires d’une part, gagner en rapidité, en flexibilité et en efficience de l’autre…
Elles se nomment Payfit, Qonto, Alan ou OVH Cloud, ont en commun d’être des leaders sur le marché du digital et de porter le titre de startups licornes. Des sociétés qui, selon la définition originelle de cette notion émergente, ont été créées il y a moins de dix ans et valorisées à au moins un milliard de dollars avant d’être cotées en Bourse. Automatisation de la gestion de paie et de la gestion administrative du personnel, banque professionnelle en ligne, assurance santé 100% digitale, hébergement et production de logiciels dédiés à la gestion et à la sécurité des données…, leurs compétences sont multiples et servent l’exemple que (presque) tous les postes de fonctionnement d’une entreprise lambda peuvent être couverts par leurs bons services. Ainsi en est-il du destin de plus en plus de grands groupes, mais également de TPE-TPI et PME-PMI que de choisir le tout-digital pour théâtre d’épanouissement et de croissance. En faites-vous partie ? De ces boîtes qui ont su prendre le train du changement en marche ? De ces avant-gardistes définitivement engagés sur les rails de la transformation numérique ? De ces structures modernes tout autant inspirées par l’arrivée massive en leur sein de représentants de la Génération Z, collaborateurs nés après 2000 un téléphone portable dans la bouche, que séduites par la démocratisation de systèmes d’information accessibles sur simple abonnement ? Non ? Alors, il est temps d’agir. Car le train ne repassera peut-être pas ad vitam æternam.
Rassurez-vous, la gare du progrès accepte tous les candidats à la digitalisation, ne tenant compte ni de leur activité, ni de leur taille pour les convier à se moderniser. Plus qu’un besoin, une obligation pour quiconque ne veut pas être à la traîne, continuer à être productif et efficient : l’expertise numérique d’une entreprise est devenue garante de sa bonne santé.
Au-delà du réel
L’avantage avec cet univers truffé d’inconnues, parfois creuset de scepticisme, c’est qu’il explore des horizons aussi fascinants que variés. Du simple site Internet créé à l’intelligence artificielle injectée, du tout connecté au collaboratif isolé, du virtuel immersif à la réalité augmentée…, tout est possible, tout est imaginable. Une précaution, néanmoins, préalable à tout choix d’outils et de solutions : l’identification minutieuse de vos besoins. Essentielle pour l’adaptabilité optimale de votre stratégie numérique, l’organisation sensée de vos systèmes d’information et la fonctionnalité aiguisée de votre architecture technique. Un dernier conseil : n’oubliez jamais l’évidence selon laquelle une course effrénée au changement ne peut être couronnée de succès sans une prévention vigilante des risques de cybersécurité. Des données bien gardées, ce sont des entreprises en vie…
La vie en tout-digital !
Si certaines, hélas, restent encore à quai, nombre d’entreprises ont su prendre en marche le train du numérique. Exemple avec Jeanne, agence créative poitevine spécialisée dans la communication et l’événementiel, qui dématérialise la quasi-totalité de ses postes de fonctionnement.
Sa date de naissance, 1991, et le sentiment d’avoir souri à la vie un portable à la main, ont à l’évidence très largement influé sur ses orientations entrepreneuriales. Marc-Antoine LAINÉ est de ces « digital natives » que le numérique guide et inspire. Dans son précédent métier de journaliste comme, depuis près de cinq ans, dans son quotidien de dirigeant, les nouvelles technologies ont été et demeurent des alliés de tous les instants. En témoigne la litanie d’outils aujourd’hui placés au service de son entreprise pour l’aider à gagner en temps, en productivité, « et en transparence, aussi, pour les salariés ». Son grand bonheur ? « Être capable, assume-t-il, de n’importe quel ordinateur et de n’importe quel endroit du monde, avec Google Chrome et sans installation de logiciel, d’accéder au… full digital en ligne. » Son CRM Sellsy, à qui il confie l’exécution de ses devis et facturations ou encore la gestion de ses commandes ? Consultable à distance. Monday, son logiciel de gestion d’équipe, qui dit tout de la liste des tâches, des plannings, de l’état d’avancement des projets collaboratifs… ? Interconnecté en permanence entre le boss et ses six collaborateurs. « J’ai également à ma disposition, ajoute Marc-Antoine, diverses applications réunies
sous Google Workspace qui me permettent d’échanger à tout moment avec mon équipe, de consulter un emploi du temps ou de partager un dossier. » PayFit pour les paies automatisées, Swile pour le service en ligne de tickets restaurant, Alan pour la mutuelle… N’en jetez plus, la cour est pleine. Seule la compta (cf encadré) échappe (encore) à l’expertise numérique de Jeanne. Et pourquoi donc ? « Parce que dans la compta, sourit Marc-Antoine LAINÉ, il y a une dimension de conseil que l’on ne peut sans doute pas retrouver à travers un logiciel. » Demain, peut-être ! Demain, sûrement !
Le « oui mais » de l’expertise comptable
S’ils permettent une économie de temps souvent considérable et une réduction conséquente des frais d’honoraires, les cabinets d’expertise-comptable en ligne présentent l’inconvénient de ne pouvoir se substituer au confort et au réconfort d’une relation client digne de ce nom. En outre, leurs services peuvent se révéler incomplets, à tout le moins inadaptés à tous les besoins, notamment des grosses structures, auxquelles les cabinets digitaux préfèrent assurément les TPE-PME.
Si vous êtes patron d’une telle entreprise et souhaitez faire appel à ce type de cabinet, veillez d’une part à parfaitement maîtriser vos propres outils numériques et à éprouver le bon état de vos connexions Internet et de vos systèmes de protection des données. Et, plus que tout, vérifiez la fiabilité de votre interlocuteur. Une priorité incontournable : son appartenance avérée à l’Ordre des Experts-Comptables !
« Le numérique est au service d’un besoin »
Expert en transformation numérique, Romain Papuchon a fait de l’écoute et du conseil personnalisé le socle de son engagement au service des entreprises. Pour lui, une « mutation réussie » est celle qui, relevant d’une vraie stratégie d’entreprise, tient compte de ses besoins propres et se prémunit au maximum contre les cyberattaques. Explications…
De l’écoute au conseil
« En matière de numérique, la plupart des dirigeants sont sensibilisés à la nécessité d’un engagement fort. Certains l’ont déjà amorcé, d’autres, hélas, regardent encore passer le train. Lorsqu’ils se retrouvent au pied du mur, ceux-là sont perdus : ils ne savent pas par quoi commencer. Un CRM ? Un ERP ? Une refonte du socle technique ?… C’est là que l’écoute est essentielle. Car il n’existe pas de solution universelle, mais des solutions pour chaque cas de figure. Le bon système d’information, le bon outil est celui qui s’adapte aux situations données, aux particularismes de chaque structure et, surtout, à ses besoins. C’est cela : le numérique est au service d’un besoin. »
Une stratégie entrepreneuriale
« Le petit monde du numérique commet trop souvent l’erreur de penser d’abord outils avant d’établir une stratégie. C’est prendre les choses à l’envers. Une transformation numérique ne peut être aboutie si elle ne résulte pas d’une démarche entrepreneuriale réfléchie. C’est ce que je propose à mes clients : une écoute attentive et patiente, qui débouche sur un conseil aussi pertinent que possible et la finalisation d’un cahier des charges définissant clairement la marche à suivre, ici en termes d’organisation au travail, là de choix d’infrastructures numériques. »
Cybersécurité, le point d’ancrage
« Dans leur œuvre de transformation, nombre d’entreprises, collectivités ou associations en oublient encore trop souvent le caractère essentiel de la protection de leurs données et de leurs systèmes. Ce devrait pourtant être la première de leurs priorités. Une cyberattaque, une seule, peut réduire à néant des années de travail et tout faire perdre. Sensibiliser à la vigilance est, selon moi, le premier des conseils à donner. Avant l’adoption de tel ou tel outil dédié, il est essentiel de bien connaître ses données et ses process pour éviter toute erreur d’utilisation. C’est d’autant plus nécessaire que le nombre d’intervenants dans chacun des cycles de procédure est en augmentation, cas de figure fréquent avec le télétravail, et multiplie de fait les points d’entrée dans le réseau. L’exposition durable et massive des données sur Internet, notamment, est un danger majeur. »
L’éco-responsabilité en marche
« Envisager sa transformation numérique sous le prisme de l’éco-responsabilité n’est certes pas la priorité d’une majorité de structures professionnelles. Et pourtant, un certain éveil des consciences est à noter, notamment chez les plus jeunes. Afficher une RSE exemplaire est devenu un bon moyen d’attirer et, mieux encore, de conserver les talents. Dans le domaine du numérique, ce credo est encouragé par les pouvoirs publics et politiques, qui incitent à une amélioration continue des actions visant à réduire l’empreinte écologique, économique et sociale des technologies de l’information. Cette sobriété numérique est un pari sur l’avenir dont nos entreprises ne pourront longtemps faire l’économie. »
Anaïs THOMAS : « L’art du mieux travailler ensemble »
Après une expérience de quelques années dans le privé, Anaïs Thomas a placé sa double passion pour les ressources humaines et les outils numériques au service de THOMAZ RH, cabinet de conseil en RH spécialisé dans le digital. Depuis mai 2021, cette geek autoproclamée accompagne ETI, PME et grands groupes dans leur stratégie de changement…
Pourquoi les entreprises vous font-elles généralement appel ?
« La finalité même de mon travail est d’aider le chef d’entreprise, le DRH ou le manager à disposer des moyens à la fois organisationnels et digitaux qui lui permettront de gagner du temps dans l’exercice de ses missions quotidiennes. En matière de ressources humaines, la digitalisation apporte notamment un soutien précieux à l’accomplissement de tâches chronophages, comme le suivi des congés par exemple. Le temps libéré permet de se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la création de parcours d’évolution de carrière et, bien sûr, le travail d’écoute et le dialogue social, qui constituent des fondements du métier. »
Quel est le premier conseil que vous prodiguez à un chef d’entreprise ou un DRH qui fait appel à vos services ?
« Avant de conseiller, je mets les choses à plat, en évacuant le moindre doute sur mon rôle et le sens de ma démarche. En aucun cas il n’est question de prendre la place du DRH ni même d’interférer dans la conduite de ses équipes. Je suis là, au contraire, pour l’aider à optimiser les conditions de travail de l’ensemble de son service. L’entretien en tête-à-tête est un préalable à tout engagement de ma part. Il constitue la première étape de l’état des lieux, ou de l’audit si vous préférez, que je dresse en chaque occasion. Je le juge indispensable pour toute conduite de changement, car il me renseigne sur le chemin parcouru en termes de digitalisation, la connectivité du service, le pilotage dynamique des infrastructures… En guise d’introduction, je pose toujours la même question : «Quels sont vos besoins ?». Remplir une fiche de congés, fidéliser mes collaborateurs…, la réponse commence immanquablement par un verbe. Si je le peux, j’aime aussi m’entretenir avec tous les collaborateurs impliqués et évoquer avec eux leur propre parcours, leur évolution au sein de l’entreprise, leur vision de l’organisation du travail et des outils numériques existants ou souhaités… »
“ D’une organisation humaine parfaitement pensée dépend le bon choix de tel ou tel équipement, pas le contraire. ”
On dit souvent qu’une entreprise est connectée lorsque ses fonctions et services sont capables d’interagir grâce au numérique, et même d’interagir avec les autres composantes de leur écosystème de travail, clients, partenaires, fournisseurs… Est-ce une définition qui vous convient ?
« Quand les conditions du « mieux travailler ensemble » et même du « mieux vivre » sont créées, grâce à la mise en place d’outils digitaux répondant aux besoins de chaque service et du collectif, on peut dire d’une entreprise qu’elle est connectée. Et c’est tout un art. Mais dans tous les cas, elle ne peut l’être sans une organisation humaine parfaitement pensée. De cette organisation dépend le bon choix de tel ou tel équipement, pas le contraire. »
En matière de ressources humaines, quelles sont les solutions dont vous disposiez ?
« Elles sont nombreuses et il me serait impossible de les citer. Logiciels de paie, de gestion, SIRH, ERP… A chaque besoin sa solution. Je constate d’ailleurs que certaines sont souvent adaptables à d’autres activités, comme la comptabilité, la vente, le marketing ou la communication… On parlait précédemment d’interaction entre services et fonctions. Voilà qui peut effectivement y aider et favoriser la flexibilité et la productivité d’ensemble de l’entreprise. Pour ma part, j’ai par exemple un logiciel que je recommande souvent pour la planification des entretiens, des réunions, des échanges. Il se présente un peu comme un « Doctolib » de notre agenda. Pour l’anecdote, grâce à cet outil, j’ai réussi à planifier une centaine d’entretiens professionnels en 2022 avec des collaborateurs d’entreprises différentes. Le double avantage, outre la simplification et l’automatisation de l’organisation, c’est que le collaborateur devient acteur et moteur de son entretien. »
“ Lorsqu’il s’agit de protéger des données, la machine est plus intelligente que l’homme. ”
La crise sanitaire et la démocratisation du travail à distance ont-elles, selon vous, modifié le regard des chefs d’entreprise sur la place du numérique dans leur chaîne de valeurs ?
« Même si j’avais eu la volonté de le faire avant, j’ai attendu le printemps 2021 pour lancer ma société. Et j’ai bien fait. A cette époque, le grand bénéfice que j’ai personnellement pu tirer des confinements successifs est qu’en m’adressant aux dirigeants et DRH, je n’ai pas eu besoin de leur présenter les rouages du télétravail. Ça a été du temps de gagné. Avec le recul, je me suis tout de même aperçu que les bonnes pratiques s’évaporaient quelque peu. Et que des piqûres de rappel étaient nécessaires pour redéfinir, parfois, les contours d’un travail à distance productif. Pendant la crise, certaines perversités de réseaux sociaux, de type TikTok, ou encore les notifications à répétition ont eu un impact considérable sur la capacité de concentration des utilisateurs. A mon sens, le rôle des RH est de redonner des clefs, des astuces pour ré-apprivoiser le pouvoir de la concentration des collaborateurs. En matière de cybersécurité aussi, des failles se sont ouvertes. Alors même que la confidentialité est la règle n°1 des RH, des pages laissées longtemps ouvertes, des messages mal adressés, ont pu causer des désagréments. Et cela, ce n’est pas à la machine qu’on doit l’imputer. Car lorsqu’il s’agit de protéger des données, elle est plus intelligente que l’homme. »
La machine est-elle vraiment plus intelligente que l’être humain ?
« Pour les bêtises à ne pas faire, oui. Pour recueillir et compiler des données, encore oui. Mais pour les analyser, l’homme reste irremplaçable. Et il l’est et le sera encore longtemps pour un tas d’autres missions. Heureusement non ? »
L’IA au service de ces DAM
Fruit d’une collaboration publicprivé entre l’institut de recherche XLIM, l’entreprise Einden, l’Université de Poitiers et le CNRS, DAMIA Lab est le premier laboratoire commun dédié à la gestion des médias numériques (DAM). Sa mission ? Evaluer, développer et optimiser des intelligences artificielles pour l’indexation et la recherche sur de grandes bases d’actifs numériques. C’est à Poitiers qu’il a pris son envol.
Aux premiers virages de la révolution digitale, l’intelligence artificielle a eu tôt fait d’ériger ses mérites en catalyseurs d’énergie. Désormais, l’IA est devenue un accélérateur de particules, pour toute entreprise soucieuse de gagner en efficience opérationnelle et en souveraineté numérique. Cela vaut pour les utilisateurs de DAM (Digital Asset Management) ou solutions de gestion des médias numériques, qui ont eux aussi tout intérêt à tirer profit des progrès de la recherche. Cette recherche-là est tout le sens de l’engagement de l’entreprise poitevine Einden, qui vient de s’associer à l’institut XLIM (CNRS-Universités de Poitiers et Limoges) pour développer de nouvelles fonctionnalités en matière d’indexation et d’innovation technologique au service des DAM. DAMIA Lab, le « labcom » ainsi constitué, a désormais pour ambition d’accélérer la R&D d’Ephoto Dam, la photothèque intelligente développée par Einden pour indexer, gérer, diffuser, dans des temps record, des dizaines de millions de médias photos, vidéos, sonores et 3D (…) de quelque 350 clients ETI et grands comptes à travers le monde. « Cette association de compétences et cette mise en commun de moyens humains, financiers et logistiques relèvent d’une certaine logique, admet Arnaud BOUR, cofondateur d’Einden. Voilà effectivement plus de dix ans que XLIM participe à la R&D de la solution que nous développons. Nous avons notamment collaboré à l’optimisation de certaines fonctionnalités, telles que la détection automatique d’images similaires, le tatouage numérique ou encore la détection de la profondeur de champ par l’intelligence artificielle. »
Un outil de formation
Officiellement créé en juin 2022, inauguré en septembre, DAMIA Lab a élu domicile dans les locaux d’Einden, où un doctorant et un « ingénieur +++ », dixit Arnaud BOUR, ont « lancé la machine », dans l’attente de l’arrivée, dès 2023, de deux nouveaux collègues. « C’est là l’une des grandes forces de ce LabCom : sa capacité à intégrer des étudiants du cru et à maintenir ces forces vives sur notre territoire, autour d’un projet innovant », se félicite Philippe CARRÉ, professeur d’université et membre du laboratoire XLIM. Financé par l’Agence Nationale de la Recherche, ce bel outil de formation et de recherche, « conçu avec des jeunes pour des jeunes », a été mis en place pour une durée de quatre ans, avec l’objectif de développer un maximum d’innovations autour de l’intelligence artificielle, dans les domaines spécifiques de l’aide à l’indexation, la recherche augmentée, l’aide au dédoublonnage de données ou encore l’annotation semi-automatique. « L’IA doit devenir une vraie force de propositions pour un maximum de solutions algorithmiques, adaptables à moult usages, à moult activités, prévient Arnaud BOUR. Dans notre secteur, elle doit notamment permettre à l’iconographe, maillon essentiel de la chaîne médiatique, de passer du rôle d’« expert de l’ombre » à celui de chef d’orchestre. Les potentialités que nous allons développer vont l’y aider. » Et le dirigeant d’Einden de prophétiser : « La production d’aujourd’hui est le patrimoine de demain. » DAMIA Lab n’a plus qu’à…