Depuis le 1er janvier dernier, toute entreprise française, quelles que soient son activité, sa taille et sa forme juridique, est tenue de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès d’un guichet des formalités des entreprises unique.
Ce qu’il faut savoir…
QUOI ?
Le guichet électronique des formalités d’entreprises est un portail Internet sécurisé, auprès duquel toute entreprise est tenue de déclarer sa création, sa cessation d’activité et/ou ses changements de situation. Le gouvernement a chargé l’INPI, Institut national de la propriété industrielle (voir ci-après), d’en être l’opérateur exclusif.
QUAND ?
Accessible, dès le 1er juillet 2021, aux professionnels mandatés par les entreprises pour effectuer leurs formalités, puis ouvert, de manière facultative, à tous les entrepreneurs et créateurs à compter du 1er janvier 2022, ce guichet unique est devenu un passage obligé à la date du 1er janvier 2023.
POURQUOI ?
Le guichet unique a vocation à se substituer aux Centres des Formalités des Entreprises (CFE) jusqu’alors répartis sur tout le territoire national et désormais (officiellement) supprimés. Né dans le souffle de la Loi Pacte de 2019, ce service a été imaginé comme une aide à l’oeuvre de simplification de la vie des entreprises souhaitée par l’Etat. Par-delà la réduction, non négligeable pour l’environnement, de l’empreinte carbone générée par cette centralisation des démarches administratives, les ambitions du dispositif sont clairement affichées : accès facilité aux formalités, suivi et gestion de ces formalités à partir de tableaux de bord, dépôt accéléré des pièces demandées par les autorités référentes du monde de l’entreprise (impôts, sécurité sociale, MSA, Insee, greffe,…), visibilité accrue de l’état d’avancement du traitement des demandes…
QUI ?
Tout chef d’entreprise, dirigeant ou micro-entrepreneur, a la possibilité d’effectuer lui-même les formalités en ligne, mais aussi d’en confier la responsabilité, par la rédaction d‘une délégation, à un collaborateur, ou d’un contrat de mandat, à une tierce personne. Ces bénéficiaires sont dits « délégataire » ou « mandataire »
et ont obligation de joindre une copie scannée du mandat signé lors de la déclaration des formalités sur le portail.
COMMENT ?
Chaque déclarant, qu’il soit chef d’entreprise, délégataire ou mandataire, n’a besoin que de la création d’un compte utilisateur pour accéder au portail, effectuer ses formalités et joindre les pièces dématérialisées qui lui sont demandées. Une fois enregistrées, ces informations sont traitées par l’ensemble des organismes (services fiscaux, services sociaux, greffes de tribunal de commerce, chambres consulaires…) ayant compétence dans l’encadrement de la vie des entreprises et leur bonne gestion. Dans l’espace personnel, un tableau de bord permet de suivre en temps et en heure l’état d’avancement du traitement des formalités.
Vous avez dit « bugs » ?
Pour obligatoire qu’elle soit, la centralisation des formalités des entreprises sur le portail de l’INPI se révèle plus délicate que prévu. Enfin si l’on en croit les remontées d’opinion des utilisateurs eux-mêmes. Les exemples se comptent en effet par centaines de démarches trop longues, voire inabouties, de modifications de situation ou de cessations d’activité impossibles à finaliser, sur une plateforme à l’évidence soumise aux soubresauts des « errements informatiques ».
Pour éviter ces blocages et la mise « hors la loi », fût-elle temporaire, d’une partie des usagers, le gouvernement a pris la décision d’autoriser le maintien du site Internet guichet-entreprises.fr et la réactivation, au moins jusqu’au 30 juin de cette année, de celui des greffes, Infogreffe.fr, pour les formalités déclaratives de modification et de cessation d’activité et les dépôts d’actes isolés. Pour la création au RCS, en revanche, les démarches doivent toujours être effectuées sur formalites.entreprises.gouv.fr.
Enfin, si des difficultés survenaient encore sur les sites susmentionnés, il a été prévu que pour certains types de formalités, les déclarants déposent pièces et informations en version papier auprès d’anciens CFE réactivés, comme les CCI, les CMA, les greffiers des tribunaux de commerce, l’Urssaf ou encore la Direction générale des Finances publiques.
Il va de soi qu’au-delà du 30 juin, des changements et mises à jour peuvent encore être opérés si la situation n’est pas stabilisée.
L’INPI, C’est quoi ?
Créé, en 1951, au relais de l’Office national de la propriété industrielle, lui-même sorti de terre en 1902, et installé à Courbevoie, dans les Hauts-de-Seine, l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) est un organisme public indépendant, dont la mission est d’élaborer et de faire évoluer le droit de propriété industrielle, de délivrer des titres de propriété industrielle et ainsi de protéger l’innovation des entrepreneurs et des créateurs.
Placé sous la tutelle du ministère de l’Economie et des Finances, cet intervenant majeur dans la vie des entreprises françaises est leur interlocuteur unique pour le dépôt de brevets, marques, dessins et modèles (…). Il l’est donc aussi, depuis janvier, pour toutes leurs formalités de création, de cessation d’activité ou de modification de situation. Il constitue, enfin, pour ces mêmes entreprises mais également pour le grand public, une source d’informations essentielle, ses immenses bases de données permettant notamment à ceux qui les consultent de connaître l’existence de tel nom de marque ou de tel concept déposé.